Digitales Dokumentenmanagement: Logistik wird papierlos
Im Straßengüterverkehr verlieren klassische Papiere an Bedeutung. Stattdessen steht das digitale Dokumentenmanagement aufgrund seiner markanten Vorteile im Fokus der Branche. Die Digitalisierung könnte den lästigen Papierkrieg beenden.
Ohne Dokumente scheint in der Logistik nichts zu gehen. Spätestens mit der schriftlichen Bestätigung eines Angebots beginnt die Zettelwirtschaft. Doch damit nicht genug. Das Spektrum reicht vom Lieferschein der Verlader über Frachtbriefe der Speditionen zur Dokumentation der Verladung bis hin zur abschließenden Auftragsrechnung. Während der Auftragsabfertigung geht mit dem traditionellen Dokumentenmanagement ein nicht zu unterschätzender Aufwand für alle Beteiligten einher. Lieferschein und zwei Ausfertigungen des Frachtbriefs gehen nach dem Verladen üblicherweise an den Fahrer über. Mit den Papieren kann sich dieser als ordnungsgemäßer Transporteur ausweisen. Eine weitere Kopie des Frachtbriefs bleibt bei der Beladestelle und muss zuvor von Fahrer und Verlader unterschrieben werden. Der Lademeister bestätigt mit seiner Unterschrift oder einem Stempel das Entladen der Ladung. Die Entladestelle erhält eine Kopie des Frachtbriefs, auf der wiederum Empfänger, Versender und Fahrer unterschreiben müssen.
Die dritte Ausfertigung von Frachtbrief und Lieferschein bleiben beim Fahrer. Er gibt die unterschriebenen Papiere im Disponenten-Büro ab und kann mit Hilfe der Unterschriften den Beweis vorlegen, dass die Ware wie beauftragt, abgeliefert wurde. Nachdem die Dokumente eingescannt wurden, verschickt das Unternehmen eine Rechnung inklusive des originalen Lieferscheins sowie Frachtbriefs an die Kundschaft. Kunden scannen die erhaltenen Dokumente gleichermaßen ein und stellen, vorausgesetzt es handelt sich nicht um den Endkunden, ihrerseits eine Rechnung an ihre Auftraggeber aus. Oft werden die kopierten Lieferdokumente mitgeschickt. Der Auftraggeber hat die Pflicht die Rechnung zehn Jahre zu archivieren. Auch er scannt das Dokument in der Regel ein, um eine digitale Version parat zu haben. Wie diese Darstellung des Dokumentenmanagements zeigt, handelt es sich um eine überaus zeitintensive Angelegenheit.
Enormes Sparpotenzial durch digitales Dokumentenmanagement
Digitale Speditionen machen diesem unpraktischen Papierkrieg ein Ende. Sie führen alle Dokumente in elektronischer Form, um den Zeitaufwand zu minimieren. Weder müssen Angebote umständlich via Fax, Mail oder Telefon angefordert, noch Speditionsverträge in Papierform versandt oder Frachtpapiere händisch an Fahrer übergeben werden. Alle diese Erledigungen erfolgen digital über ein System. Ein Knopfdruck reicht beispielsweise, um Fahrern alle relevanten Unterlagen auf das Smartphone zu übertragen.
Ohne ein einziges Dokument in Papierform zu verschicken, sind Spediteur, Verlader und Frachtführer dank digitaler Transportjournale immer über den aktuellen Auftragsstatus informiert. Egal ob Lieferscheine, Hinweise über Warenschäden oder Frachtbrief: Alles ist digital verfügbar. Auch die nötigen Unterschriften, um beispielsweise den Gefahrenübergang zu bestätigen, erfolgen digital und sind in Echtzeit abrufbar. Speditionen und Verlader wissen sofort nach Warenentladung Bescheid und können die Rechnung digital versenden. Selbst Fotos von Frachtschäden können vom Frachtführer ohne zeitliche Verzögerung ins System eingepflegt werden. Außerdem erfolgt der Palettentausch ohne separate Palettenscheine durch digitale Dokumentation.
Das digitale Dokumentenmanagement spart wertvolle Zeit, Geld und macht den Transport transparenter. Gleichzeitig überzeugt die Digitalisierung bei der Archivierung. Zeitintensives Einscannen ist nicht mehr nötig, das Suchen von erforderlichen Dokumenten fällt dank digitaler Ordnungssysteme selbst unerfahrenen Mitarbeitern leicht und der enorme Platzbedarf für klassische Archive kann anderweitig verwendet werden. Vorlagen zum Erstellen von Dokumenten sparen zusätzlich Ressourcen. Insgesamt bringt das digitale Dokumentenmanagement deutliche Ersparnisse.
Pflichten und Rechte
Mit Ausnahme des CRM-Frachtbriefs, ist das ergänzende Mitführen eines Frachtbriefs in Papierform beim digitalen Dokumentenmanagement nicht nötig: Laut HGB § 408 Absatz 3 ist ein elektronischer Frachtbrief im innerdeutschen Verkehr analogen Frachtbriefen gleichgestellt. Beim grenzübergreifenden Straßengüterverkehr bleibt der klassische CRM-Frachtbrief in Papierform weiterhin Pflicht.
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