Wenn ERP-Systeme unflexibel werden – wann ein Wechsel Sinn macht
Flexibilität im Fokus: Anzeichen, dass Ihr ERP-System einen Wechsel benötigt
ERP-Systeme sind das Rückgrat moderner Verwaltungsprozesse im Unternehmen. Wie so oft gilt auch hier das altbekannte Motto: “Never change a running System”. Diese Faustregel endet aber spätestens dann, wenn das ERP-System unflexibel wird. Anstatt dann am “guten, alten System” festzuhalten, ist es Zeit für etwas Neues. Die Weiterentwicklung schläft nicht und manchmal ist es nötig, das ERP-System an den Fortschritt des Unternehmens anzupassen.
Wann der Wechsel des ERP-Systems sinnvoll ist
Wann Unternehmen ihr ERP-System wechseln sollten, hängt von mehreren Kriterien ab. Wenn sich die Geschäftsprozesse signifikant verändert haben, kann das vorherig genutzte System nicht mehr harmonieren. Flexible ERP-Systeme sind zwar bis zu einem gewissen Punkt anpassbar, bei rapiden Veränderungen gelingt das in der Praxis aber nur selten.
Oft ist das bisher genutzte ERP-System auch schlichtweg veraltet. Die meisten Unternehmen entwickeln sich weiter. Es werden neue Technologien etabliert, maschinelles Lernen, das IoT oder KI spielen eine Rolle. Ein sehr altes und nicht mehr optimiertes ERP-System kann damit nicht umgehen und dann ist es Zeit für einen Wechsel.
Auch das Thema Datenschutz spielt eine zentrale Rolle, die DSGVO muss eingehalten werden. Nicht jedes alte ERP-System erfüllt die Anforderungen und neuesten Sicherheitsstandards. An dieser Stelle gibt es für ein gutes Unternehmen nur einen Weg – das ERP-System zu wechseln!
Wie sich unflexible ERP-Systeme bemerkbar machen
Überall wird optimiert, ob in Transport und Logistik oder auch in Einkauf und Verkauf. Wer jetzt am ERP-System spart, kann als Unternehmen nicht optimal auf Veränderungen eingehen. Es gibt Anzeichen dafür, dass das bisher genutzte System nicht flexibel genug ist.
Dauert es beispielsweise ewig, neue Module und Updates zu implementieren, ist das ein erstes Warnzeichen. Ein flexibles System kann Erweiterungen und Neuerungen jederzeit schnell integrieren und den Arbeitsworkflow nicht aufhalten.
Auch ein Blick auf die Abrechnung kann ein Signal sein. Wenn die Wartungskosten steigen und es immer wieder zu Fehlern kommt, stimmt etwas nicht. Sicher gehören normale Wartungen zur alltäglichen Nutzung dazu. Sie dürfen aber nicht zu überhöhten Rechnungen und ständigen Arbeitseinsätzen führen.
Die Nutzungszahlen von Cloud-Computing und anderer Software steigen deutlich. Ein ERP-System muss daher in der Lage sein, nahtlos mit anderen System zu kommunizieren und sich mit ihnen auszutauschen. Das funktioniert bei den modernen Systemen meist fehlerlos, bei veralteten Anbietern aber gar nicht. Das wiederum führt zu einer minimierten Effizienz und könnte Zeichen sein, das System zu tauschen.
ERP-Systeme sind für Unternehmen kein Sidekick
Viele Softwares sind unnötig und werden vom Unternehmen nicht zwingend benötigt. Beim ERP-System sieht es anders aus. Es ist für die meisten Betriebe zwingend erforderlich und mehr als ein austauschbarer Sidekick. Bei der Entscheidung für ein ERP-System steht Langfristigkeit im Fokus, denn der Austausch ist mit Arbeit verbunden. Dennoch gilt hier klar das Motto: “Change a running System”, wenn es nicht mehr optimal läuft. Langfristig hat das Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Weiterentwicklung ist heute schneller als noch vor einigen Jahren, da immer neuere Technologien und Trends ins Business kommen. Das anpassbare ERP-System ist die Grundlage, die in jedem Betrieb vorhanden sein sollte, der mit ERP arbeitet.
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