Vertraulichkeitsvereinbarungen: Hoher administrativer Aufwand erfordert Umdenken
Vertraulichkeitsvereinbarungen führen in der Logistikbranche zu vermehrtem administrativem Aufwand. Die Unterzeichnung verzögert sich laut einer zunehmenden Anzahl Logistikmitarbeitern immer häufiger. Um einen Vertragsbruch zu vermeiden, müssen rechtliche Aspekte überdacht und angepasst werden.
Spediteure aus Deutschland und Europa erhalten notwendige Tenderdaten zur Kalkulation in der Regel erst, wenn im Voraus eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit dem potenziellen Neukunden unterzeichnet wurde. Da Logistikdienstleister in den seltensten Fällen Transporte sowohl per Luft, Land als auch See mit eigenem Equipment durchführen können, sind externe Dienstleister unverzichtbar, um zum Beispiel den Schiffstransport ohne eigene Flotte zu realisieren. Hinsichtlich der Vertraulichkeitsvereinbarung bedeutet das, dass Spediteure Teile der Unterlagen mit Dritten teilen müssen. Im genannten Beispiel wäre das die beauftragte Reederei. Ohne die vertraulichen Informationen, die der Spediteur an die Reederei weitergibt, könnte diese wiederum ihre Transportkalkulation nicht erstellen. Problematisch an dieser Situation ist, dass es den Spediteuren laut Vertraulichkeitsverträgen der Einkäufer nicht erlaubt ist, vertrauliche Daten an Dritte weiterzuleiten. Tun sie dies dennoch, um dem Kunden ein aussagekräftiges Angebot innerhalb der oft kurzen Abgabefrist aushändigen zu können, liegt aufgrund der Datenweitergabe ein Vertragsbruch vor. 
Um dem Vertragsbruch vorzubeugen, muss der Spediteur Kontakt mit dem Seefrachteneinkäufer aufnehmen. Verzögerungen sind hierbei vorprogrammiert, da der Einkäufer regelkonform handeln möchte und den Vorgang mit der internen Rechtsabteilung klären muss. Dauert der Entscheidungsprozess zu lang und die Angebotsabgabefrist läuft ab, sind Dienstleister schnell aus dem Tenderrennen, obwohl sie vielleicht sehr attraktive Konditionen zu bieten haben. Eine unbefriedigende Situation für alle Beteiligten.
Absicherung durch Vertraulichkeitsabrede
Grundsätzlich ist es für eine reibungslose Zusammenarbeit elementar, dass eine Vertraulichkeitsabrede zwischen Informationsempfänger und Subunternehmen besteht und rechtsverbindlich vorliegt, bevor vertrauliche Daten weitergeleitet werden. Hierbei handelt es sich um eine im sogenannten Non-Disclosure-Agreement geregelten Pflicht, die es einzuhalten gilt, egal ob ein Spediteur seinem Einkäufer zuvor erlaubt hat vertrauliche Daten bereitzustellen oder nicht. Um Verzögerungen zu minimieren, müssten die Regeln hinsichtlich der Weiterleitung von vertraulichen Informationen entsprechend angepasst und in den Standard-Non-Disclosure-Agreements integriert werden. Die Rechtsabteilungen aus Logistik, Handel und Industrie sind am Zug.
Um angemessene Änderungen zu erzielen, sind jedoch zunächst die Einkäufer von Logistik-Dienstleistungen aufgefordert ihre Rechtsabteilungen über derartige Problematiken in Kenntnis zu setzen. Die Rechtsexperten müssen ergänzend darüber informiert werden, dass bei derartigen Geschäftsausschreibungsprozessen dauerhaft Vertrauliches mit den Dienstleistern geteilt werden muss, um die erfolgreiche Partnerschaft zu gewährleisten. Wäre im Non-Disclosure-Agreement klar geregelt, dass Spediteure unter festgelegten Voraussetzungen vertrauliche Daten an Dienstleister, wie Versicherer oder Reedereien, weitergeben dürfen, könnten die derzeit vorherrschenden Probleme beseitigt werden.
Ein weiteres Problem: Scheidet ein Spediteur aus dem Tenderrennen aus, ist er laut zahlreicher Vertraulichkeitsvereinbarungen verpflichtet, die zuvor ausgehändigten Informationen vollständig an den Absender zurückzugeben. Darunter fallen nicht nur die Originale, sondern alle Kopien. In der Praxis ist diese Klausel kaum umsetzbar. Allein die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen untersagen es, Informationen abzugeben. Stattdessen müssen sie über einen fixen Zeitraum archiviert werden.
Darüber hinaus müssen Empfänger wissen, dass interne Juristen Vertragsstrafen-Regelungen ins Non-Disclosure-Agreement integrieren. Aufgrund dessen können Vertragsstrafen fällig werden, obwohl dem Einkäufer keine Schäden durch einen Vertragsbruch entstehen. Dies kann in der Realität teuer werden. Eine Risikoabsicherung ist über Verkehrs- oder Betriebshaftpflichtversicherungen nicht möglich. Akzeptieren Provider Penalty-Regelungen nicht, können derartige Vertragsstrafen dafür verantwortlich sein, dass Einkäufer auf den womöglich besten Anbieter verzichten müssen.
Fazit
Vertraulichkeitsvereinbarungen der internen Rechtsabteilung können schuld daran sein, dass Einkäufer aufgrund ungünstig formulierter Klauseln auf den Dienstleister mit dem günstigsten Preis-Leistungsverhältnis verzichten müssen. Im Idealfall lässt es die Vertraulichkeitsvereinbarung zu, dass Informationsempfänger vertrauliche Daten zur optimalen Erledigung ihres Jobs verantwortungsvoll weitergeben dürfen. Ist geklärt, dass die Weitergabe ohne schriftliche Zustimmung des Kunden erfolgt, lässt sich wertvolle Zeit sparen, was allen Beteiligten zugutekommt. Um Misstrauen abzubauen, sind Juristen außerdem gefordert auf Vertragsstrafen zu verzichten. Einkäufer sollten wiederum eine Verlängerung der Angebotsabgabefrist in Erwägung ziehen, sollte es zu Diskussionen über den Inhalt des Non-Disclosure-Agreements kommen, um Dienstleistern die Chance auf Angebotsabgabe zu geben.
